De regels die gelden voor je facturen

De regels die gelden voor je facturen

Met een eigen bedrijf is het belangrijk dat je voldoet aan de regels die gelden voor je facturen. Op de factuur moet jouw volledige naam staan en die van je afnemer. Ook moet je op je factuur je volledige adresgegevens en die van je afnemer plaatsen. Je BTW nummer moet ook op facturen geplaatst worden, maar ook je KvK nummer mag niet vergeten worden. Vervolgens noteer je op je factuur de datum waarop de factuur is verzonden en je geeft je factuur een opeenvolgend nummer. Vervolgens geef je ook de aard van de goederen of van de diensten aan die je hebt geleverd. Ook de hoeveelheid of de omvang van de goederen of diensten en de datum van de levering of de datum van een vooruitbetaling zet je op de factuur. Het bedrag dat in rekening gebracht wordt, moet ook op je factuur staan, exclusief de BTW. Als je verschillende BTW tarieven hanteert, gebruik dan aparte bedragen. Er kan dan ook een eenheidsprijs opgenomen worden wanneer dat van toepassing is. Dan zet je op je factuur het BTW tarief dat je in rekening brengt en het BTW bedrag. Zo zie je maar dat een factuur moet voldoen aan veel eisen, er moeten veel gegevens op staan, maar wanneer je een goed format hebt als factuur, dan kun je deze iedere keer weer als basis gebruiken en aanpassen indien nodig.

Hoe jij je facturen sneller betaald kunt krijgen

Loop je er iedere maand tegenaan dat veel facturen nog niet zijn voldaan wanneer je je rekeningen gaat controleren? Dat is frustrerend en iedere keer moet je weer herinneringen sturen en bedrijven bellen en aangeven dat er nog een rekening open staat. Dit kan erg vervelend zijn en daarom kun je er nu wat aan doen om je facturen sneller betaald te krijgen.

  • Zorg dat je bij de facturering een automatisch systeem gebruikt waarbij je klanten direct kunnen betalen. Ze kunnen dan online een factuur inzien, meteen opslaan en printen en met iDeal betalen bijvoorbeeld. De kans dat ze de iDeal knop meteen gebruiken is groot, waardoor jij je betalingen sneller binnen hebt.
  • Je kunt ook voor een systeem kiezen waarbij er automatisch herinneringen worden gestuurd. Bijvoorbeeld na een week nadat je factuur is verzonden. Hierdoor heb je een grotere kans dat je factuur ook sneller betaald wordt.
  • Laat klanten vooruit betalen, dan betalen ze sneller, want zij willen diensten of producten graag snel geleverd hebben. Hierdoor hoef jij niet iedere keer achter de betalingen aan.
  • Zet op je factuur een duidelijke betalingstermijn en geef ook aan dat een achterstand uit handen gegeven wordt aan een incassobureau. Voor veel mensen is dat de reden om op tijd te betalen, omdat ze geen incassokosten voor hun rekening willen nemen.

Waarom jij je factuurprogramma moet integreren met een CRM systeem

Als je je facturen maakt via een factuurprogramma, dan is het aan te raden om het programma te integreren met een CRM systeem. Van daaruit kunnen gegevens namelijk gemakkelijk in worden gevoerd. Als je een offerte maakt, dan hoef je bij het opstellen van een factuur niet weer de gegevens van de klant handmatig in te voeren. Het wordt opgeslagen in het systeem en dat bespaart je veel tijd. Daarnaast kunnen bedragen ook geautomatiseerd worden en zo hoef je niet iedere maand alles opnieuw te berekenen. Het CRM kan je veel tijd besparen, omdat er veel voor je bijgehouden wordt en zo heb je alles in een systeem bij elkaar.

Factuurprogramma integreren met CRM systeem

Het integreren van je factuurprogramma met een CRM systeem, zoals Dolibarr, kan eenvoudig zijn, als je enige kennis hebt of als je je in wil lezen. Het kost even wat tijd om alles goed in te stellen, maar je doet jezelf en je bedrijf er alleen maar een plezier mee als alles goed werkt. Je kunt het integreren ook uitbesteden. Er zijn genoeg professionals die je hierbij kunnen helpen en vanaf dat moment ga je alleen maar de voordelen ervaren. Iedere maand heb je weer veel tijd over, omdat je nu kiest voor integreren van je factuurprogramma met een CRM systeem.

5 tips voor je urenregistratie

Voor veel bedrijven is urenregistratie van belang en is dit belang bijna net zo groot als een goed facturatiesysteem. In onze vorige blog zijn we al ingegaan op het uurtje-factuurtje principe, hiervoor is het nodig om een correct urenregistratiesysteem te hanteren. Naast het belang hiervoor zijn er nog verschillende andere zaken waarvoor urenregistratie van belang is. Wij geven je in dit kennisbank artikel 5 tips voor je urenregistratie.

1. Zorg voor een overzichtelijk systeem

Wanneer je een overzichtelijk urenregistratie systeem kiest zal de kans op fouten afnemen. Ook zullen zowel je medewerkers als jezelf sneller uren registreren in het systeem als het fijn werkt.

2. Zorg voor duidelijkheid

Het is van belang dat er binnen je organisatie duidelijkheid is over het gebruik van een urenregistratie systeem. Moeten de medewerkers bijvoorbeeld ook uren voor interne projecten registeren? En hoe moeten de uren geregistreerd worden? Maak je projecten aan? En moet er ook een omschrijving bij de werkzaamheden staan? Dit zijn verschillende vragen waar duidelijkheid over moet zijn.

3. Richt je urenregistratiesysteem goed in

Het is van belang om je urenregistratiesysteem goed in te richten, hiervoor behoudt je een goed overzicht waar veel tijd in gaat zitten. Dit is handig om je verdere kostprijzen te berekenen, maar ook te kijken of je wellicht projecten moet schrappen in verband met de extra tijd die het kost. De uren uit een goed ingericht systeem kan je gemakkelijk naast je schattingen neerleggen en zo verdere conclusies trekken.

4. Koppel je urenregistratie met een CRM systeem

Wanneer je een urenregistratie systeem gebruikt die, naast een koppeling met facturatie software, ook een koppeling met een CRM systeem heb je een optimaal urenregistratie systeem. Door het koppelen van projecten en uren aan een relatie kan je op relatieniveau zien hoeveel tijd je besteed aan een klant. Ook kan je direct zien of er notities zijn gemaakt bij de klant en alle andere relevante informatie opvragen. Je hoeft dankzij een goede koppeling geen dubbel werk meer uit te voeren, omdat er informatie mist in je CRM systeem en vice versa.

Wist je dat wij binnenkort ook een koppeling voor urenregistratie bieden in ons Factuur Control factuursysteem?

Uurtje-factuurtje factureren

De term uurtje-factuurtje is een veelgebruikte term waarmee het factureren per uur wordt bedoeld. ‘Uurtje-factuurtje’ wordt veel gebruikt in de dienstensector, waaronder andere ook advocaten en notarissen onder vallen. Het factuurbedrag is afhankelijk van het aantal bestede uren. Oftewel: hoe meer uren er besteed worden, des te hoger het factuurbedrag zal worden.

Voorbeeld

Meneer Kok heeft een boekhouder de opdracht gegeven om zijn aangifte Inkomstenbelasting in te vullen. De boekhouder hanteert een uurtarief van €50 exclusief BTW per uur. Het invullen van de aangifte heeft uiteindelijk 2.5 uur gekost, het factuurbedrag bedraagt uiteindelijk €125,- exclusief BTW.

Vaak worden de uren afgerond op kwartieren, 2 uur en 48 minuten zal dus 2 uur en 45 minuten worden. Bij het factureren op basis van ‘uurtje factuurtje’ weet je zeker dat er gewerkt wordt voor wat jij betaald. Het is wel van belang dat de leverancier de uren op een correcte wijze registreert, bijvoorbeeld met een wettelijk goedgekeurd urenregistratiesysteem. Hiermee kan je ook een urendeclaratie opvragen en zien waaraan de tijd is besteed.

Een veelgehoord tegenargument van de uurtje-factuurtjes methode is dat bedrijven tijd rekken, om zo meer uit een opdracht te kunnen halen. Dit kan je tegengaan door een maximum aantal uren af te spreken voor een specifieke opdracht.

Tips voor je debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer is belangrijk. Klanten die hun facturen niet betalen kunnen voor problemen binnen je onderneming zorgen, denk bijvoorbeeld aan een tekort aan liquide middelen. Hierdoor kan de situatie ontstaan dat jij je crediteuren niet meer kan betalen en dat je daardoor in de financiële problemen komt. Met een goed debiteurenbeheer voorkom je onnodige situaties. Wij geven je vijf tips om je debiteurenbeheer op orde te krijgen.

Tip 1: Blijft altijd vriendelijk

Wanneer je contact opneemt met je debiteuren moet je altijd vriendelijk blijven, of dit nu per e-mail of per telefoon is. Geef op een normale en vriendelijke manier aan dat er nog een factuur openstaat volgens je factuurprogramma en vraag wat er aan de hand is. Het kan zijn dat de debiteur de factuur niet goed ontvangen heeft, doordat hij bijvoorbeeld in de SPAM terecht is gekomen, of dat er een miscommunicatie is geweest op de administratieafdeling. Met een vriendelijk mailtje of belletje zal je grotendeels ervoor kunnen zorgen dat de factuur snel betaald wordt.

Tip 2: Zorg voor een goed boekhoudsysteem

Met een goed boekhoudprogramma zie je direct wanneer de facturen verlopen zijn en wat de betalingscyclus van je klanten is. Hier kan je op inspelen met je debiteurenbeheer. Betaald je klant altijd erg langzaam of heeft hij meerdere facturen niet betaald? Dan kan je denken aan een incassobureau.

Tip 3: Wees content met herinneringen

Wacht niet met het sturen van herinneringen. Stuur direct een herinnering als de factuur is verlopen. Het kan zijn dat de klant de factuur is kwijtgeraakt. Met een herinnering heeft de debiteur je factuur weer en kan hij de betaling voldoen. Ook kan het een reminder zijn voor, in geval dat de factuur er bij ingeschoten is.

Tip 4: Stuur een kopie van de factuur met je herinneringen mee

Stuur een kopie factuur mee met de herinnering, zo maak je het de debiteur en jezelf makkelijker. De debiteur hoeft niet te zoeken naar de openstaande factuur en jij bespaart tijd wanneer hij de factuur niet kan vinden.

Tip 5: Bel naar je debiteuren

Wees niet bang om te bellen naar je debiteuren. Bellen is persoonlijker dan mailen en werkt ook veel beter! Als de eerste herinnering via de mail geen effect heeft gehad hoef je nog niet direct te schrikken. Het kan zijn dat de herinnering niet goed is aangekomen of dat de debiteuren vragen heeft. Wanneer je de debiteur belt kan je direct actie ondernemen en aanhoren waarom de factuur nog niet betaald is.

De juiste BTW tarieven

In Nederland worden verschillende BTW tarieven gehanteerd. Het algemene tarief is Nederland is 21%, dit is ook het meest gebruikte tarief. De andere twee tarieven zijn 6% en 0%, deze tarieven worden gehanteerd op sommige goederen of diensten.

21% BTW tarief

Het tarief van 21% geldt op vrijwel alle goederen of diensten, denk hierbij aan:

  • Speelgoed
  • Sterke dranken
  • Auto’s
  • Elektronica
  • Zakelijke dienstverlening
  • Planten
  • Meubels
  • Verf

6% BTW tarief

Het 6% BTW tarief is een tarief dat geldt op onder meer etenswaren en enkele diensten, diensten met 6% BTW zijn:

  • fietsen repareren
  • schoeisel en lederwaren repareren
  • kleding en huishoudlinnen repareren
  • diensten van kappers
  • werkzaamheden aan woningen
  • kampeergelegenheid bieden
  • logies
  • cultuur en recreatie
  • uitvoerende kunstenaars
  • sport waaronder zwembaden en sauna’s
  • personenvervoer
  • diensten aan agrariërs
  • opleveren van goederen, zoals opkweken van planten en opfokken van dieren
  • verkopen van voedingsmiddelen in de horeca
  • verhuren, herstellen, onderhouden, aanpassen, passen en gebruiksklaar maken van (medische) hulpmiddelen
  • uitlenen van boeken en periodieken
  • vervoer van gas voor de tuinbouw

De goederen waarop 6% BTW geldt zijn:

  • voedingsmiddelen
  • water
  • agrarische goederen
  • geneesmiddelen en hulpmiddelen
  • kunst, verzamelvoorwerpen en antiek
  • boeken en periodieken
  • gas en minerale olie voor de tuinbouw

Let wel op dat er op sterke dranken 21% BTW wordt gehanteerd.

0% BTW tarief

Het tarief van 0% BTW wordt beperkt gehanteerd op een aantal goederen en diensten. De goederen waarop 0% BTW gehanteerd wordt zijn:

  • goederen die u exporteert
  • goederen die nog niet zijn ingevoerd
  • goederen die u levert aan of in een btw-entrepot
  • de levering en de bevoorrading van schepen en vliegtuigen
  • visvangst
  • accijnsgoederen

De diensten waarop 0% BTW gehanteerd wordt zijn:

  • diensten bij import vanuit en export naar niet-EU-landen
  • internationaal personenvervoer
  • werkzaamheden aan goederen die uitgevoerd worden naar niet-EU-landen
  • bemiddeling bij vervoer, opslag en invoer

Wettelijk verplichte gegevens op een factuur

Een factuur is een document dat gestuurd wordt naar bedrijven of personen die goederen of diensten hebben afgenomen bij een leverancier. Op een factuur dienen verschillende gegevens te staan die wettelijk verplicht zijn. De wettelijk verplichte gegevens zijn:

  • De NAW gegevens van de leverancier (ofwel de partij die de factuur verstuurd);
  • De NAW gegevens van de klant (wanneer de adresgegevens bekend zijn is een postbus ook geoorloofd);
  • De gegevens over de inschrijving bij de KVK (KVK-nummer);
  • Het BTW-nummer van de leverancier;
  • Een uniek factuurnummer;
  • Een factuurdatum (de datum waarop de factuur is verzonden);

Vaak staat er ook een klantnummer op de factuur, evenals een ordernummer of een referentie. Deze twee gegevens zijn echter niet wettelijk verplicht. Het is van groot belang dat de wettelijke gegevens op een factuur staan, anders kan dit leiden tot een boete van de fiscus. Wil je zeker weten dat je factuur aan alle wettelijke eisen voldoet? Maak dan gebruik van een correct facturatiesysteem, zoals het door ons ontwikkelde systeem.

Wat is een debiteur?

Een debiteur is een klant die zijn of haar facturen nog niet heeft voldaan. Juridisch gezien is een debiteur een schuldenaar, iemand die nog schuld heeft bij jou of je onderneming. Een debiteur kan zowel een persoon als een bedrijf zijn. De debiteur moet nog betalen voor de geleverde goederen of diensten.

Bij grote bedrijven bestaat er een speciale debiteurenadministratie, die het beheer van de debiteuren verzorgd. Boekhoudkundig staat een debiteur staat aan de debetkant van een balans.

Wanneer een debiteur niet betaald kan de vordering uit handen worden gegeven aan een incassobureau of een deurwaarder. Om ervoor te zorgen dat een debiteur sneller betaald kiezen veel bedrijven voor het uitbesteden van hun debiteurenbeheer.

Bron: https://nl.wikipedia.org/wiki/Debiteur