Tips voor je debiteurenbeheer
Debiteurenbeheer is belangrijk. Klanten die hun facturen niet betalen kunnen voor problemen binnen je onderneming zorgen, denk bijvoorbeeld aan een tekort aan liquide middelen. Hierdoor kan de situatie ontstaan dat jij je crediteuren niet meer kan betalen en dat je daardoor in de financiële problemen komt. Met een goed debiteurenbeheer voorkom je onnodige situaties. Wij geven je vijf tips om je debiteurenbeheer op orde te krijgen.
Tip 1: Blijft altijd vriendelijk
Wanneer je contact opneemt met je debiteuren moet je altijd vriendelijk blijven, of dit nu per e-mail of per telefoon is. Geef op een normale en vriendelijke manier aan dat er nog een factuur openstaat volgens je factuurprogramma en vraag wat er aan de hand is. Het kan zijn dat de debiteur de factuur niet goed ontvangen heeft, doordat hij bijvoorbeeld in de SPAM terecht is gekomen, of dat er een miscommunicatie is geweest op de administratieafdeling. Met een vriendelijk mailtje of belletje zal je grotendeels ervoor kunnen zorgen dat de factuur snel betaald wordt.
Tip 2: Zorg voor een goed boekhoudsysteem
Met een goed boekhoudprogramma zie je direct wanneer de facturen verlopen zijn en wat de betalingscyclus van je klanten is. Hier kan je op inspelen met je debiteurenbeheer. Betaald je klant altijd erg langzaam of heeft hij meerdere facturen niet betaald? Dan kan je denken aan een incassobureau.
Tip 3: Wees content met herinneringen
Wacht niet met het sturen van herinneringen. Stuur direct een herinnering als de factuur is verlopen. Het kan zijn dat de klant de factuur is kwijtgeraakt. Met een herinnering heeft de debiteur je factuur weer en kan hij de betaling voldoen. Ook kan het een reminder zijn voor, in geval dat de factuur er bij ingeschoten is.
Tip 4: Stuur een kopie van de factuur met je herinneringen mee
Stuur een kopie factuur mee met de herinnering, zo maak je het de debiteur en jezelf makkelijker. De debiteur hoeft niet te zoeken naar de openstaande factuur en jij bespaart tijd wanneer hij de factuur niet kan vinden.
Tip 5: Bel naar je debiteuren
Wees niet bang om te bellen naar je debiteuren. Bellen is persoonlijker dan mailen en werkt ook veel beter! Als de eerste herinnering via de mail geen effect heeft gehad hoef je nog niet direct te schrikken. Het kan zijn dat de herinnering niet goed is aangekomen of dat de debiteuren vragen heeft. Wanneer je de debiteur belt kan je direct actie ondernemen en aanhoren waarom de factuur nog niet betaald is.
